PT SCS Corporate Policies
Services
Delivery of our third-party assessment services may involve one or more of the following activities:
- initial conformity assessment and/or testing to ensure that representative procedures and samples meet the requirements of relevant program protocols, guidelines or standards;
- surveillance auditing and/or testing to ensure continued compliance with the requirements of the relevant program protocols, guidelines or standards; and
- issuance of certificates of compliance and/or reports of verification/validation.
For these services, PT SCS will inform the client in writing of the expected date of commencement of assessment visits, unless the client has agreed in advance to waive such notice as a requisite of the specific program (e.g., when unannounced audits may be deemed necessary to assess compliance). PT SCS will also provide, in advance, a provisional timetable for completion of the assessment services. PT SCS will make every effort to keep the client informed of progress in accordance with the timetable provided. However, all timetables are contingent upon the client providing requisite and relevant information on a timely basis. Upon completion of the assessment service(s), PT SCS will prepare and submit to the client a report of the assessment, indicating whether or not a recommendation to issue a certificate, opinion, or statement (as applicable) is to be made. This report will be made available to the client for review in draft form. The decision to issue a certificate (or verification/validation opinion/statement) is at the sole discretion of PT SCS. Any additional program-specific assessment requisites and processes will be outlined in the PT SCS Assessment Services Agreement and the Certification, Validation and Verification Labeling and Language Guidelines entered into with all clients.
Fees and Payment
Fees are quoted to the client in the form of a Work Order and normally consist of lump-sum amounts which cover all stages leading to completion of the assessment service, submission of the report and, if warranted, issuance of a certificate. PT SCS provides assessment services and does not guarantee certification as part of this service. Depending on the service, clients may be billed in full or in increments as work is completed. Fees are based on the rates applicable at the time of providing a Work Order. The service delivery method is specified in the Work Order. Estimated timelines for service delivery is, in large part but not exclusively, client-driven and will be provided when relevant information necessary for planning and executing the assessment is made available by the client. PT SCS may increase its charges if the client’s instructions and/or information are found to be incongruent with the initial details supplied for the purpose of obtaining a fee quotation. Applicants and certificate holders will be notified of any increase in fees.
Additional fees shall be charged for services that are not included in the agreed upon proposal and/or Work Order and for special surveillance visits required due to non-conformances being alleged or identified. Such additional fees may be associated with costs resulting from, for example:
- repeat of any part, or all, of the assessment service(s) due to the procedures being non-compliant;
- additional work due to suspension, termination, withdrawal and/or reinstatement of a certificate;
- reassessment due to changes in the scope, products or management systems;
- compliance with any subpoena for documents or testimony relating to work performed by PT SCS; or
- investigation of a duly submitted complaint against the certificate holder.
Invoices for additional work will be issued upon completion of the relevant task. All invoices are payable within 30 days of the date of each invoice. PT SCS reserves the right to cease or suspend all work and/or cause the withdrawal of any certificate or statement for a client who fails to duly pay an invoice.
Refund Policy
Refunds are provided in the case of cancelation by either party for assessment services that have been paid for but not completed. Refunds will not be given for completed assessments that do not result in certification.
Rights & Responsibilities
The rights and responsibilities of PT SCS and its assessment services clients are delineated in the PT SCS Assessment Services Agreement. Information about the authorized use of PT SCS and PT SCS-related certification marks, logos and trademarks are described in the Certification, Validation and Verification Labeling and Language Guidelines.
Complaints, Appeals and Disputes
We process all complaints, appeals and disputes that we receive from clients and stakeholders in accordance with our Corporate Complaint, Appeal and Dispute Investigation Procedure. A Feedback, Comments and Complaints Form resides on the SCS website as well.
Kebijakan Korporasi
Layanan
Pelaksanaan jasa penilaian pihak ketiga kami mungkin melibatkan satu atau lebih dari kegiatan berikut:
- penilaian kesesuaian awal dan / atau pengujian untuk memastikan bahwa prosedur dan sampel yang representatif memenuhi persyaratan protokol program yang relevan, pedoman atau standar;
- audit penilikan dan / atau pengujian untuk memastikan keberlanjutan kepatuhan dengan persyaratan program protokol yang relevan, pedoman atau standar, dan
- penerbitan sertifikat kepatuhan dan / atau laporan verifikasi / validasi.
Untuk layanan ini, Scientific Certification Systems akan menginformasikan kepada klien secara tertulis mengenai perkiraan tanggal dimulainya kunjungan penilaian, kecuali klien telah setuju terlebih dahulu untuk mengesampingkan pemberitahuan tersebut sebagai syarat dari program tertentu (misalnya, ketika audit mendadak dapat dianggap diperlukan untuk menilai kepatuhan). PT SCS juga akan menyediakan, di awal, jadwal sementara untuk pelaksanaan dan penyelesaian jasa penilaian. PT SCS akan melakukan segala upaya untuk meninformasikan kepada klien perkembangan terbaru sesuai dengan jadwal yang diberikan. Namun, semua jadwal tergantung pada klien yang memberikan informasi yang diperlukan dan relevan secara tepat waktu. Setelah menyelesaikan jasa penilaian, PT SCS akan menyusun dan menyampaikan ke klien sebuah laporan penilaian, menunjukkan apakah tedapat suatu rekomendasi untuk mengeluarkan sertifikat atau tidak, pendapat, atau pernyataan (sebagaimana berlaku) akan dibuat. Laporan ini akan tersedia kepada klien untuk diperiksa dalam bentuk draft. Keputusan untuk mengeluarkan sertifikat (atau verifikasi / validasi pendapat / pernyataan) adalah berdasarkan kebijaksanaan tunggal PT SCS Indonesia. Setiap persyaratan penilaian dan proses tambahan yang spesifik dengan program tertentu akan diuraikan dalam Perjanjian Penilaian Layanan dan Sertifikasi, Validasi dan Verifikasi Pelabelan dan Pedoman Bahasa PT SCS Indonesia yang dibuat dengan semua klien.
Biaya dan Pembayaran
Biaya dikutip kepada klien dalam bentuk Work Order dan biasanya terdiri dari jumlah lump-sum yang meliputi semua tahapan yang mengarah ke penyelesaian layanan penilaian, penyampaian laporan dan, jika diperlukan, penerbitan sertifikat. PT SCS menyediakan layanan penilaian dan tidak menjamin sertifikasi sebagai bagian dari layanan ini. Tergantung pada layanan, klien dapat ditagih secara penuh atau secara bertahap sampai pekerjaan selesai. Biaya didasarkan pada tarif yang berlaku pada saat memberikan Work Order. Metode pemberian pelayanan ditentukan dalam Work Order. Perkiraan jadwal untuk pelaksanaan layanan, sebagian besar tetapi tidak eksklusif, didorong oleh klien dan akan diberikan bila informasi yang relevan yang diperlukan untuk perencanaan dan pelaksanaan penilaian disediakan oleh klien. PT SCS dapat meningkatkan biaya jasa penilaian jika instruksi dari klien dan / atau informasi yang ditemukan tidak sesuai dengan rincian awal yang disediakan untuk tujuan mendapatkan kutipan biaya.Pelamar dan pemegang sertifikat / verifikasi akan diberitahukan setiap adaya peningkatan biaya.
Biaya tambahan akan dikenakan untuk layanan yang tidak termasuk dalam proposal dan / atau Work Order yang disepakati dan untuk kunjungan penilikan khusus yang diperlukan karena adanya ketidaksesuaian yang diduga atau teridentifikasi. Biaya tambahan tersebut dapat dikaitkan dengan biaya yang dihasilkan dari, misalnya:
- mengulang setiap bagian, atau semua, dari jasa penilaian karena ketidakpatuhan pada prosedur;
- pekerjaan tambahan karena penundaan, penghentian, penarikan, dan / atau pengembalian sertifikat;
- penilaian ulang karena perubahan lingkup, produk, atau sistem manajemen;
- kepatuhan dengan panggilan pengadilan untuk dokumen atau kesaksian yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh PT SCS, atau
- investigasi keluhan yang diajukan kepada pemegang sertifikat.
Faktur untuk pekerjaan tambahan akan dikeluarkan setelah selesainya tugas yang relevan. Semua faktur harus dilunasi dalam 30 hari dari tanggal faktur masing-masing. PT SCS berhak untuk menghentikan atau menunda semua pekerjaan dan / atau yang menyebabkan penarikan dari setiap sertifikat atau pernyataan untuk klien yang sepatutnya gagal membayar faktur.
Pembayaran Kembali
Pengembalian disediakan dalam kasus pembatalan oleh salah satu pihak untuk jasa penilaian yang telah dibayar namun tidak selesai. Pengembalian dana tidak akan diberikan untuk penilaian jasa yang telah selesai namun tidak mendapatkan sertifikasi.
Hak & Tanggung Jawab
Hak dan kewajiban PT SCS dan penilaian jasa klien digambarkan dalam Perjanjian Penilaian Layanan PT SCS Indonesia. Informasi tentang wewenang penggunaan PT SCS dan tanda sertifikasi PT SCS terkait, logo dan merek dagang dijelaskan dalam Pelabelan Sertifikasi, Validasi dan Verifikasi dan Pedoman Bahasa.
Keluhan, Banding dan Perselisihan
Kami memproses semua keluhan, banding dan perselisihan yang kami terima dari klien dan stakeholder sesuai dengan Prosedur Banding, Keluhan dan Penyelesasian Perselisihan Korporasi kami.
